← Matriz administrativa SECCIÓN DEL MANUAL

4. Procedimientos que completan huecos menores

Instrucciones, comprobaciones y pasos de esta sección del manual.

4.1 General, branding y regional

  1. Abra Ajustes > General y capture los valores actuales.
  2. Modifique un bloque por vez: empresa, configuración básica, notificaciones o imágenes.
  3. En país o zona horaria, confirme previamente moneda, fecha local, vencimientos y proveedor fiscal.
  4. Para logos use PNG/SVG válido; el logo de factura no debe superar 100 KB ni 500 px de ancho.
  5. Guarde el bloque y recargue el panel.
  6. Compruebe encabezado, acceso, favicon, PDF de prueba y hora de una operación controlada.
  7. Si cambia el formato regional inesperadamente, restaure país/zona y valores capturados.

4.2 Operadores, permisos, nodos y almacenes

  1. Abra Ajustes > Gestión de personal > Nuevo.
  2. Complete identidad, contacto, usuario, nivel y horario.
  3. Asigne solo los nodos y almacenes necesarios.
  4. Marque primero el permiso de menú y después únicamente las acciones requeridas: listar, crear, editar, eliminar o ejecutar.
  5. Guarde e inicie una sesión de prueba con esa cuenta.
  6. Verifique que vea los módulos autorizados, no vea los restringidos y solo acceda a clientes, equipos y stock de su alcance.
  7. Para retirar acceso, desactive o reduzca permisos y obligue a cerrar sesión. No reutilice cuentas entre personas.

4.3 Portal cliente

  1. Abra Ajustes > Portal cliente.
  2. En General, configure identidad y módulos visibles; guarde.
  3. En Reporte pago, mantenga los campos indispensables y defina el mensaje final.
  4. En Banners, cargue una imagen controlada, fechas y destino; guarde y revise.
  5. En Diseño, cambie un elemento por vez.
  6. Ingrese a /cliente/login con una cuenta de prueba y valide dashboard, facturas, documentos, soporte, reporte, WiFi y pagos según lo habilitado.
  7. Compruebe también desde móvil y cierre la sesión de cliente.

4.4 IA, asistente y bot

4.5 Plantillas y mensajes

  1. Abra Ajustes > Editor plantillas o Mensajes Facturas.
  2. Copie el contenido actual fuera del editor sin incluir datos reales.
  3. Edite una plantilla y conserve los tags exactamente como los ofrece la pantalla.
  4. Use Vista previa o genere un PDF/email/SMS con cliente de prueba.
  5. En WhatsApp Meta, complete nombre, idioma, categoría, cuerpo, ejemplos y botones; guarde en Meta y espere aprobación.
  6. Solo después asocie el evento automático y pruebe sus variables.
  7. Si falla el formato, restaure el contenido anterior; no improvise tags.

4.6 Pasarelas de pago

  1. Confirme HTTPS público, moneda, cuenta comercial y URLs permitidas por el proveedor.
  2. Abra Ajustes > Pasarelas de pago, cree o edite la pasarela y use primero credenciales de prueba.
  3. Active solo el método que va a validar y guarde.
  4. Desde un cliente de prueba ejecute: aprobado, rechazado, pendiente, retorno, cancelación y webhook.
  5. Verifique que un único pago produzca una única transacción y conciliación.
  6. Pase a producción en ventana controlada y repita un pago mínimo.
  7. Si hay duplicados o retornos erróneos, desactive la pasarela y conserve referencias para conciliación.

4.7 Servidor de correo

  1. Abra Ajustes > Servidor correo y registre la configuración anterior.
  2. Elija SMTP u OAuth y complete host, seguridad, usuario, puerto, remitente, firma y límites.
  3. Guarde y pulse Probar configuración con un destinatario controlado.
  4. Revise recepción, remitente, firma, carpeta no deseada y Ajustes > Logs.
  5. Envíe después una factura o ticket de prueba.
  6. Si falla, restaure la configuración anterior; no aumente límites antes de resolver autenticación o reputación.

4.8 Cloud, logs y backups

  1. En Ajustes > Cloud, autorice la cuenta destinada a respaldos, guarde y pulse la prueba disponible.
  2. Compruebe espacio y que la carpeta no sea pública.
  3. En Base de datos, genere un backup manual y espere el estado final.
  4. Actualice la lista, descargue el archivo y guarde una copia externa con fecha.
  5. Revise Logs para confirmar que no hubo error.
  6. Pruebe la restauración únicamente fuera de producción y con revisión compatible.
  7. Antes de restaurar en producción: backup adicional, copia externa, ventana, cierre de operadores y plan de validación.
  8. Después valide acceso, versión, clientes, facturas, red, mensajería y tareas programadas. No elimine el respaldo anterior hasta cerrar la prueba.

4.9 Push

  1. Configure y pruebe OneSignal en Ajustes > Notificaciones Push.
  2. Abra Clientes > Notificaciones push > Dispositivos y confirme que existe una suscripción de prueba.
  3. Pulse Nuevo, redacte un mensaje no sensible y seleccione solo el destinatario de prueba.
  4. Envíe y compruebe recepción, apertura y registro en la lista.
  5. Use Reenviar solo después de confirmar que el primer intento no se entregó; puede duplicar avisos.
  6. Elimine registros fallidos o dispositivos inválidos solo tras identificarlos.

4.10 Correos a clientes

  1. Confirme la prueba SMTP del procedimiento 4.7.
  2. Abra Clientes > Correos > Nuevo.
  3. Seleccione cliente o grupo y revise el contador final.
  4. Complete asunto, cuerpo, tags y adjuntos autorizados.
  5. Envíe primero a una cuenta de prueba; revise formato y logs.
  6. Ejecute el envío real y consulte Correos enviados.
  7. Use Reenviar únicamente sobre mensajes fallidos confirmados.

4.11 Anuncios

  1. Abra Clientes > Anuncios > Nuevo.
  2. Defina contenido, vigencia y destinatarios; revise el contador.
  3. Guarde cambios y use Vista previa.
  4. Envíe primero a un cliente de prueba conectado por el flujo esperado.
  5. Compruebe visualización, enlace y expiración.
  6. Envíe al grupo real. Para retirar, elimine el anuncio seleccionado y confirme que deja de mostrarse.

4.12 Contratos

El alta, edición y eliminación desde la ficha está cubierta por 10 §15. En la vista global Clientes > Contratos:

  1. Revise Resumen y Próximos a finalizar.
  2. Abra Contratos, filtre y abra el número para verificar el documento.
  3. Realice cambios desde la ficha del cliente para conservar el contexto de servicios y equipos.
  4. Tras editar o enviar, vuelva a la vista global y confirme estado, inicio, firma, duración y visibilidad.

4.13 Hotspot

  1. Abra Fichas Hotspot > Routers y registre el router; guarde y confirme accesibilidad.
  2. En Perfiles, cree velocidad, vigencia, límites y parámetros requeridos; pruebe con una cuenta.
  3. En Plantillas, cree el formato y verifique que no exponga claves maestras.
  4. En Fichas, pulse Nuevo, seleccione router, perfil, cantidad y plantilla.
  5. Genere un lote pequeño, active una ficha de prueba y consulte Estadísticas.
  6. Seleccione e imprima solo las fichas válidas.
  7. Al eliminar, confirme selección: la eliminación masiva invalida las fichas y no debe ejecutarse sobre lotes entregados sin registro.

4.14 Predeterminados, ubicaciones y campos personalizados

  1. Documente qué altas o reportes usan el valor actual.
  2. Cree o edite la plantilla predeterminada y pruebe un alta sin guardar.
  3. En Ubicaciones, cree zona/departamento con nombre inequívoco; valide filtros y asignación.
  4. En Campos personalizados, defina etiqueta, tipo, obligatoriedad y orden.
  5. Pruebe alta, edición, exportación y visualización del dato.
  6. Antes de eliminar u ocultar un campo, exporte sus valores y confirme que no lo usan clientes, instalaciones, facturas o reportes.

4.15 Importación, cambios masivos y migración

  1. Genere backup y descargue la plantilla desde la misma pantalla.
  2. Prepare un archivo de prueba de dos o tres registros sin credenciales no solicitadas.
  3. Importe y valide identificadores, facturación, router, red, perfil y errores.
  4. Para cambios masivos, aplique filtros, compare la cantidad esperada y marque solo campos que deben cambiar.
  5. Ejecute primero sobre una muestra y verifique ficha, servicio y facturación.
  6. Amplíe al lote y conserve archivo, filtros, hora y operador.
  7. En migración, haga inventario y comparación de totales antes y después; no mezcle importación y operación normal durante la ventana.

4.16 Configuración fiscal y regional

  1. Confirme país, zona horaria, moneda, identificación y obligación fiscal con responsable local.
  2. Use ambiente de homologación y credenciales de prueba.
  3. Configure proveedor, resolución/serie, certificado o token y catálogos requeridos.
  4. Complete emisor y un cliente de prueba.
  5. Emita, consulte estado, descargue representación, envíe y pruebe anulación o nota según el país.
  6. Pase a producción solo con autorización; emita un documento mínimo y compruebe aceptación del proveedor.
  7. Si queda pendiente, consulte estado antes de repetir. La presencia del menú no certifica cumplimiento tributario.

4.17 Integraciones externas: Zendesk, Blacklist y Google

  1. Cree una credencial de mínimo privilegio en el proveedor.
  2. Abra la tarjeta correspondiente, guarde endpoint/cuenta/llave y ejecute Probar si está disponible.
  3. En Zendesk, cree y responda un ticket de prueba y confirme mapeo de solicitante.
  4. En Blacklist, consulte un router de laboratorio y verifique fecha del resultado.
  5. En Google, complete OAuth, acepte solo alcances necesarios y pruebe la función que lo consume.
  6. Si falla, desactive la integración o restaure la configuración anterior; revoque credenciales expuestas.

4.18 Base de datos y mantenimiento

4.19 Cron, servidor, actualización y licencia

  1. Registre versión, espacio, estado de servicios y programación actual.
  2. Genere backup local y externo.
  3. En Crontab, cambie una tarea por vez y confirme su siguiente ejecución.
  4. Para servicios, use primero Estado/Diagnóstico; reinicie o repare solo el componente identificado.
  5. Para actualizar, revise cambios, confirme compatibilidad de archivos/base y reserve ventana.
  6. Aplique una sola actualización, siga el estado y no reinicie durante el proceso.
  7. Valide acceso, cron, facturación, portal, routers, OLT, OpenVPN, RADIUS, IPFIX, correo, WhatsApp y asistente.
  8. Para cambiar licencia, confirme contrato y conectividad; luego revise límites y módulos visibles.