10 bis. Contabilidad

La tabla muestra Código, Nombre, Tipo, Naturaleza y Estado. Los tipos válidos son Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Egreso; la naturaleza es Deudora o Acreedora.

Alta o edición:

1. Abra Plan de Cuentas y pulse Nueva cuenta o Editar.
2. Defina un código único y estable, nombre, tipo y naturaleza.
3. Si es subcuenta, escriba el código exacto de la cuenta padre.
4. Verifique que la cuenta padre exista y que la jerarquía/tipo sean coherentes.
5. Guarde, recargue y confirme la fila.
6. Pruebe el uso con un asiento controlado antes de incorporarla a automatismos.

• no renumere una cuenta con movimientos sin evaluar reportes, integraciones y trazabilidad;
• eliminar solo funciona si no tiene líneas de asiento; si tiene movimientos, debe conservarse e inactivarse por el procedimiento administrativo disponible;
• no reutilice el código de una cuenta histórica para otro concepto;
• documente código anterior/nuevo, motivo, aprobador y fecha.

El origen identifica la fuente:

• factura: al crear una factura positiva registra Clientes por Cobrar contra Ingresos por Servicio e IVA por pagar; al cambiar total/estado anula y recrea, y una factura anulada no se asienta;
• pago: registra Caja o Bancos contra Clientes por Cobrar; al cambiar cobrado/forma de pago anula y recrea;
• gasto: registra el movimiento administrativo contra una cuenta de egreso y Caja;
• cierre: traslada resultados del año a patrimonio.

Al eliminar una factura, pago o gasto, su asiento automático asociado se marca anulado. Los automatismos son idempotentes por origen e ID, pero sus errores se registran sin deshacer necesariamente la operación fuente.

Limitaciones verificadas de esta versión:

• un pago con Comisión intenta cargar Caja/Bancos más el gasto por comisión contra una cuenta por cobrar solo por el cobrado; la validación de partida doble puede rechazar ese asiento. Revise todos los pagos con comisión;
• el observador de Otros Ingresos & Egresos descarta montos no positivos antes de su rama de “ingreso negativo” y trata los montos positivos mediante el mapeo de gastos. No asuma que un movimiento tipo Ingreso quedó clasificado como ingreso contable;
• la factura automática usa por defecto la cuenta de ingreso de servicio de Internet; revise instalaciones, equipos y conceptos que requieran otra clasificación.

Estas limitaciones impiden considerar completa la contabilidad automática sin conciliación y corrección técnica. No cierre el ejercicio si existen fuentes sin asiento o clasificadas de forma incorrecta.

Control diario:

1. Filtre Asientos por el período y revise Origen, Estado y Total.
2. Abra una muestra de pagos y compruebe cuenta deudora/acreedora, monto, fecha e ID de origen.
3. Compare pagos creados/editados/eliminados con asientos registrados/anulados.
4. Investigue fuentes sin asiento; no las “complete” manualmente antes de determinar por qué falló el automatismo.
5. Confirme que débitos y créditos de cada asiento sean iguales.

Riesgos: cuentas predeterminadas ausentes, automatismo que falla después de guardar la operación, duplicación por reconstrucción o asiento manual que replica uno automático. La corrección preferida es reparar la fuente/configuración y reconstruir de forma controlada, no duplicar el efecto a mano.

1. Abra Asientos y pulse Nuevo.
2. Escriba un Concepto identificable y seleccione la fecha contable autorizada.
3. Agregue al menos dos líneas.
4. Para cada línea seleccione cuenta, registre Débito o Crédito y añada descripción.
5. Compruebe que ninguna línea tenga ambos lados y que el total sea positivo.
6. El indicador debe mostrar Cuadrado; la diferencia admitida por validación es menor a 0.01.
7. Adjunte la evidencia en el expediente externo, obtenga aprobación y pulse Guardar asiento una sola vez.
8. Abra el asiento creado y compare líneas, totales, fecha, concepto, origen manual y estado registrado.

Checklist:

• Hecho económico y período correctos.
• Cuentas activas y naturaleza revisada.
• Débito = crédito.
• No existe asiento automático o manual equivalente.
• Soporte, responsable y aprobador registrados.
• Impuestos y moneda validados fuera del formulario cuando corresponda.

1. Abra Libro Mayor.
2. Defina fecha inicio y fecha final y pulse Consultar.
3. Revise por cuenta Débito, Crédito y Saldo.
4. Compare el total de débitos y créditos y abra en Asientos las cuentas con variaciones anómalas.
5. Use el mayor para rastrear saldos; no edite desde el reporte.

Solo participan asientos en estado registrado. Un saldo positivo o negativo se interpreta según la naturaleza de la cuenta, no como error por sí solo.

1. Abra Balance y Reportes → Balance de Pruebas.
2. Seleccione el mismo intervalo usado en el mayor.
3. Compruebe cuentas, débitos, créditos y saldos.
4. Exija la marca CUADRADO y totales iguales.
5. Si está DESCUADRADO, detenga el cierre: identifique asiento/línea, no cree una diferencia genérica.

El cuadre prueba igualdad aritmética, no clasificación correcta, integridad de documentos ni conciliación bancaria.

1. Abra Estado de Resultados y seleccione el período.
2. Revise detalle y total de cuentas tipo Ingreso y Egreso.
3. Valide Utilidad / Pérdida = Ingresos - Egresos.
4. Compare con presupuesto y con Estadísticas explicando diferencias de base, fecha y alcance.
5. Investigue cuentas mal clasificadas y asientos manuales extraordinarios.

1. Abra Balance General y seleccione A la fecha.
2. Revise Activo, Pasivo y Patrimonio.
3. Confirme Activo = Pasivo + Patrimonio y la marca CUADRA.
4. Si no cuadra antes del cierre, revise asientos y clasificación.
5. Si la diferencia coincide con utilidad/pérdida del ejercicio, revise el estado del cierre; no fuerce un asiento sin análisis.

El control visible es anual: transfiere saldos de cuentas de ingreso y egreso a 3.3 Resultado del Ejercicio. Es idempotente: un cierre registrado para el mismo año no debe crear otro.

Pre-cierre:

• Período correcto y operaciones fuente conciliadas.
• Asientos automáticos completos y manuales aprobados.
• Balance de pruebas cuadrado.
• Estado de resultados revisado.
• Cuenta 3.3 existente, activa y correctamente clasificada.
• Backup restaurable y evidencia de reportes previos.
• Autorización del responsable contable/fiscal.

Ejecución:

1. En Balance General → Cierre de Ejercicio, seleccione el año.
2. Pulse Ver estado y confirme que no haya un cierre registrado.
3. Pulse Cerrar Ejercicio, lea el impacto y confirme una sola vez.
4. Anote el ID del asiento devuelto.
5. Pulse Ver estado y confirme origen de cierre, año y estado registrado.
6. Recalcule Estado de Resultados, Balance General y Balance de Pruebas; archive el antes/después.

El cierre se fecha al momento de ejecución y conserva el año en su origen. Por ello, revise el efecto de ejecutar tarde un cierre histórico.